Il modulo Corsi di formazione e Istruzioni permette in modo semplice di pianificare, eseguire e documentare la formazione per i propri collaboratori. Con l’ausilio dei tipi di formazione è possibile predisporre dei modelli inclusi documenti correlati.

Tipi di formazione come modello per le formazioni

I tipi di formazione vengono idealmente aperti sul nodo della struttura superiore. I tipi vengono automaticamente ereditati verso il basso e sono quindi a disposizione di tutte le parti dell’azienda, filiali, ecc. sotto forma di modelli per l’esecuzione di corsi di formazione/istruzioni.
Tuttavia, ogni parte di azienda può creare per sé in via supplementare dei tipi di formazione propri. Questi ultimi saranno a disposizione esclusivamente di questa parte di azienda (e dei nodi sottostanti).


Passaggio 1: creazione dei tipi di formazione:
Avvertenza: Il procedimento per i corsi di formazione e per le istruzioni è identico. La descrizione, in questa sede, è sull’esempio di un corso di formazione. Se si desidera creare un tipo di istruzione, selezionare semplicemente la voce di menu "Istruzione" invece della voce di menu "Corso di formazione".
Concetto di istruzione: Si intende con tale termine una breve istruzione/un breve addestramento dei collaboratori, mentre il corso di formazione è un evento di maggiore durata che può essere designato piuttosto come un apprendistato.


1. Selezionare il modulo “Formazione->Corsi di formazione->Tipi di formazione” dal menu principale. Si aprirà la videata delle tabelle "Tipi di formazione"
2. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla propria azienda (o sul nodo per il quale si desidera creare un tipo di formazione)
3. Selezionare “Tipo di corso di formazione”->Si aprirà il modulo “Tipo di formazione”.

4. Compilare il modulo in base alle seguenti regole:
- Campo “Nome del tipo di formazione”: a libera scelta
- Campo "Modalità": istruzione presenziale o corso di formazione
- Campo "Certificato esterno": generare un certificato singolo o globale (elenco dei presenti) per tutti i partecipanti e predisporne la stampa
- Selezione "ricorrente": Spuntare se il corso di formazione/istruzione deve essere ripetuto ad intervalli regolari (refresher)
- Campo "Intervallo": In caso di formazioni ricorrenti si determina l’intervallo che verrà successivamente tenuto automaticamente in considerazione in caso di corsi di formazione/istruzioni.
- Campo “Tempo di esecuzione”:  Questo campo è attivo solo qualora sia stato ottenuto in licenza il modulo Manager di formazione.  
In tal caso si stabilisce per quanto tempo le formazioni vengano reinserite nel programma di formazione automatico prima di quelle nuovamente in scadenza.



Nella videata delle tabelle appare ora il tipo di formazione registrato.
A seconda del menu selezionato, “Tipi di corsi di formazione” o “Tipi di istruzione", appariranno i relativi tipi registrati sul nodo selezionato.

 

 

Possibili azioni per i tipi di formazione:

Modificare tipo di formazione

Eliminare tipo di formazione

Aggiungere un documento per il tipo di formazione

Qui è possibile aggiungere e gestire i documenti relativi alla formazione per questo corso di formazione / istruzione. Da tutte le formazioni programmate ed eseguite sulla base di questo tipo, è possibile accedere ora direttamente a questi documenti. In tal modo è possibile predisporre e aggiornare a livello centralizzato tutti i documenti sulle formazioni per la propria azienda.



Passaggio 2: programmare i corsi di formazione/ istruzioni
Avvertenza: Il procedimento per i corsi di formazione e per le istruzioni è identico. La descrizione, in questa sede, è sull’esempio di un corso di formazione. Se si desidera eseguire un’istruzione, selezionare semplicemente la voce di menu "Istruzione" invece della voce di menu "Corso di formazione".

1. Selezionare il modulo “Formazione->Corsi di formazione->Corsi di formazione dal menu principale. Si apre la videata “Corsi di formazione”
2. Cliccare con il tasto destro del mouse sul nodo per il quale si desidera creare un corso di formazione
3. Selezionare “Programmare corso di formazione”->Si apre il modulo “Programmare corso di formazione”.

4. Compilare il modulo in base alle seguenti regole:
-Campo “Corso di formazione”: qui selezionare il tipo di formazione (vedere sopra)
-Campo "Data di esecuzione": Selezionare la data di esecuzione desiderata
-Campo"Formatore: Nome del formatore
-Campo "Contenuti corso": Qui è possibile fissare i contenuti del corso in forma abbreviata
-Selezione "Partecipanti: Selezionare i collaboratori che dovranno partecipare a questa formazione.

Consiglio: Appaiono solo collaboratori del nodo selezionato e di tutti i nodi sottostanti. Ovviamente, appaiono solo collaboratori che sono aperti nella gestione utenti di asa-control. Si raccomanda, quindi, di creare tutti i collaboratori in asa-control anche se non necessitano di alcun login ad asa-control.
Leggere in proposito anche: Gestione utenti - Ruoli e permessi


Il corso di formazione programmato è ora disponibile per l’esecuzione nella videata delle tabelle.


Possibili azioni per corsi di formazione / istruzioni:

Modificare formazione

Eliminare formazione

Aggiungere documento per la formazione

Scaricare i documenti che sono stati salvati per il tipo di formazione su cui si basano (vedere tipo di formazione)

Visualizzare formazione

Chiudere programma di formazione. Il corso di formazione è pronto per l’esecuzione

Stampare la lista dei partecipanti (documento giustificativo da firmare)

Segnalare l’esecuzione della formazione

 


Passaggio 3: eseguire il corso di formazione/le istruzioni

1. Cliccare nella videata delle tabelle in corrispondenza del corso di formazione/istruzione programmato(a) sull'icona"Chiudere programmazione". Si apre il modulo “Autorizzare l’esecuzione della formazione”.
A questo punto è ancora possibile adattare la lista dei partecipanti. Salvare poi il modulo. L'esecuzione del corso di formazione è ora autorizzata.

2. Stampare ora la lista dei partecipanti e i documenti necessari al corso di formazione ed eseguire il corso di formazione. Dopo l’esecuzione, far confermare a tutti i partecipanti con data e firma sul documento giustificativo stampato (lista dei partecipanti) la loro partecipazione.


Passaggio 4: confermare il corso di formazione/istruzione

1. Cliccare nella videata delle tabelle sull’icona “Segnalare l’esecuzione”. Si apre il modulo “Segnalare l’esecuzione del corso di formazione”.
È ancora possibile adattare la lista dei partecipanti.

2. Decidere se si desidera a) salvare da qualche parte il certificato di formazione (sottoscritto dai partecipanti) o b) se si desidera effettuarne la scansione, salvarlo e archiviarlo direttamente in asa-control in corrispondenza del corso di formazione.
a) Compilare il campo “Posizione di archiviazione” nel modulo.
b) Eseguire la scansione del certificato di formazione. Caricare il certificato in corrispondenza del corso di formazione eseguito. Per farlo, selezionare nella videata delle tabelle della formazione il simbolo“Aggiungere documento per la formazione”
3. Cliccare su “salvare” per chiudere la formazione.

asa-control crea ora per ogni collaboratore che ha seguito il corso un record della formazione. Al tempo stesso, il sistema verifica se si tratta di un corso di formazione ricorrente. In tal caso, per ogni singola voce del corso di formazione verrà inserita la data della formazione successiva.


Passaggio 5 : panoramica delle formazioni e delle ripetizioni in corso (refresher)

1. Selezionare il modulo “Formazione->Corsi di formazione->Certificati di formazione dal menu principale (rispett. Formazione->Istruzioni->Certificati d’istruzione). Si apre la videata “Certificati di fomazione” rispett. “Certificati d'istruzione”
2. Cliccare con il tasto destro del mouse sul nodo per il quale si desiderano visualizzare i certificati. A questo punto, si visualizza la videata delle tabelle personale delle formazioni eseguite.


Consiglio: Utilizzare la funzione filtro e ordina di asa-control se ci sono molte voci nella tabella.
Vedere in proposito: Visualizzazione dei processi nella videata delle tabelle - filtro

In caso di ulteriori richieste sulla gestione della formazione, saremo lieti di mostrarvi il modulo Manager di formazione. Tale modulo dispone di ampie funzioni come:
- Istruzioni elettroniche incl. moduli per la redazione di contenuto (video, PowerPoint, ecc.)
- Domande di controllo e analisi
- Creazione di profili di formazione da tipi di formazione e loro memorizzazione quale condizione per manutenzioni, mantenimento, misure igieniche, ecc.
- Programmazione automatica dei corsi di formazione per corsi iniziali e refresher. ecc.