In dieser Anleitung erklären wir, wie ein externes Audit beauftragt wird.
Auditvorgänge werden untern Checklistenvorgänge/laufende Audits erfasst und aufgeführt. Nach dessen Beendigung fallen diese aus der Übersicht laufende Audits heraus und werden nachfolgend im Archiv Audits dargestellt.
Schritte BAZ Beauftragung
1. Um einen neuen externen Auditvorgang zu erfassen, wählen Sie den Menüeintrag Checklistenvorgänge/laufende Audits
2. Markieren Sie im Strukturbaum den Erfassungsbetrieb aus.
3. Klicken Sie rechts in der Übersicht auf das blaue Plus-Symbol
In der sich öffnenen Erfassungsmaske (Schritt 1) hinterlegen Sie nun folgende Werte:
1. Vorlagetyp: Audit
2. Typ der Auslösung: Einzelbeauftragung
3. Klick auf WEITER
Nun gelangen Sie zum 2. Schritt der Erfassung und füllen die Felder wie folgt:
1. Checklistenvorlage: Hinterlegen Sie die zu beauftragende Auditvorlage
2. Prüfer: gibt den Prüfer/KOPAS im Betrieb an, welcher bei der Auditierung mit anwesend ist an
3. Enddatum: setzt die Fälligkeit des Audits
4. Auftragsnummer: optional. wenn keine Nummer hinterlegt wird, setzt das System automatisch eine fortlaufenden Nummer. Bei BAZ wurde in Vergangenheit immer wie folgt hinterlegt: z.Bsp. 001/2021
5. externe Durchführung: Der Regler muss zwingend aktiv gesetzt werden. Nur so ist der Prozess der externen Durchführung aktiv.
Information: ist der Regler aktiv, wird das Audit zu AEH zur Zuteilung an einen Prüfer (Frau Schiesser/Hr. Regnani) weitergeleitet. Ansonsten wird das Audit direkt an den gewählten Betriebsprüfer/KOPAS beauftragt
6. Speicher: Schliesst die Erfassung ab und weist das Audit an die AEH zu (Login mit Berechtigung Kontrollen/Checklisten->Planer (Hauptplaner)
nachfolgende Schritte AEH
Zuteilung der Audits an einen Prüfer der AEH
Login: aeh.prüfer (Berechtigung Planer (Hauptplaner)
1. Anwahl Übersicht Checklistenvorgänge/laufende Audits
2. im Strukturbau entweder markieren des betreffend bekannten Betriebes oder auf den obersten Knoten um alle erfassten Audits der BAZ-Lösung darzustellen. bei Bedarf kann mit dem Filter die entsprechenden Eingrenzungen vorgenommen werden (Betrieb/Verantwortlicher/Status usw.)
3. Klicken Sie auf den betreffenden Audit-Vorgang, so öffnet sich die Detailansicht
4. Wählen Sie nun das Icon an externen Prüfer zuweisen
In der nachfolgend angezeigten Maske kann festgelegt werden, an wen die Durchführung zugewiesen werden soll
1. Informationen: Klick auf den Bereich öffnet die detaillierten Informationen des Vorgangs
2. Durchführer zuweisen an: Durchführer (AEH)
3. SPEICHERN: nach Klick auf Speichern wird das Audit an den externen Prüfer zugwiesen
Nachfolgend kann der betreffend zugewiesene externe Prüfer das Audit starten
Hinweise:
Etwas funktioniert in der Softwareanwendung nicht? Beschreiben Sie den Fehler möglichst genau und senden diesen Beschrieb an info@stuco.ch oder erstellen Sie direkt ein Supportticket (Ihre Kontaktdaten nicht vergessen).