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Inhalt der Anleitung

- Begehungsprotokolle erfassen

- Mängelmeldungen erfassen

- optionale Freigabe der Mängelmeldung

- Mängelmeldungen rückmelden

- Beurteilung abgelehnter Mängelmeldungen

Begehungsprotokoll erfassen

1 Klicken Sie in der Menüliste auf Mängelmeldungen/Begehungsprotokolle

2 Wählen Sie im Strukturbaum den Knoten aus, auf welchem Sie das Protokoll erfassen wollen

3 Klicken Sie in der Übersicht rechts oben auf das blaue Plus-Symbol

In der sich öffnenden Erfassungsmaske können Sie nun die Daten des Begehungsprotokolles ergänzen **Die rot markierten Felder sind zwingende Pflichtfelder**

1 Verantwortlicher: gibt an, wer für das Begehungsprotokoll verantwortlich ist

2 Begehungstermin: gibt an, an welchem Datum die Informationen des Protokolles aufgenommen wurden

3 Kurzbeschreibung: legen Sie hier eine klare Benennung für das Protokoll fest

4 Information: hinterlegen Sie hier eine Beschreibung/Details der Begehung

5 Protokoll schliessen: betätigen Sie den Regler, wenn Sie das Protokoll als abgeschlossen/erledigt kennzeichnen wollen
6 Audit Referenz: geben Sie hier einen allfälligen Bezug zu einem Auditvorgang von asa-control ein

7 Speichern Sie das betreffende Protokoll

Erfassen von Mängelmeldungen

In vorhandene Protokolle

Nach der Erfassung des Protokolles können Sie nun die Mängelmeldungen zu dem Protokoll hinzufügen.

Klicken Sie hierfür auf das Begehungsprotokoll in der Übersicht und wählen in der sich öffnenden Detailansicht das Icon Positionen an

Nachfolgend klicken Sie in der Übersicht rechts oben auf das blaue Plus-Symbol

Das weitere Vorgehen wird analog der nachfolgenden Beschreibung vorgenommen -->

Einzelne Protokolle

Klicken Sie im Menü Mängelmeldung/Mängelmeldung

Wählen Sie im Strukturbereich den Knoten an, auf welchem Sie die Meldung erfassen wollen 

Klicken Sie in der Übersicht rechts oben das blaue Plus an

In der sich öffnenden Erfassungsmaske hinterlegen Sie nun die betreffenden Informationen. In den rot markierten Felder werden zwingend Eingaben benötigt.

1 Verantwortlicher: gibt an, wer für die Durchführung/Umsetzung der Mängelmeldung verantwortlich ist

2 Standort: hier präzisieren Sie den Standort der Feststellung/Mängel

3 Wunschtermin: hier setzen Sie fest, bis wann die Umsetzung zurückgemeldet werden soll

4 Priorität: hier können Sie die Priorität festlegen. Sie können später die Übersicht der Mängelmeldungen entsprechend filtern

5 Standard-Kategorie: Hier setzen Sie die Hauptkategorie fest (z. Bsp. Verkehrswege/Fluchtwege o.ä.)

6 Eigene Kategorie: Es besteht die Möglichkeit eigene Kategorien zu hinterlegen, welche Sie dann zusätzlich in dieser Auswahl anwählen können

7 Bild: hier können Sie eigene Bilder anheften. Erstellen Sie die Meldung von einem mobilen Endgerät aus, haben Sie direkten Zugriff auf Ihre Systemkamera

8 Kurzbeschreibung: hiterlegen Sie hier eine kurze und klare Beschreibung der Meldung

9 Beschreibung: hier können Sie detaillierte Informationen zur Meldung/Ausgangslage hinterlegen

10 Massnahme: definieren und hinterlegen Sie hier die umzusetzende Massnahme

11 Speichern Sie und geben die Meldung zur Umsetzung frei

Optionale Freigabe der Mängelmeldung

Ist in Ihrer Lösung der optionale Freigabeprozess aktiviert, muss die Mängelmeldung nach Erfassung durch einen User mit Administratorenberechtigungen im Modul Mängelmeldung freigegeben werden.

Klicken Sie zum Freigeben der Mängelmeldung in der Detailansicht auf das Icon zur Umsetzung freigeben

Nach dem Freigeben der Mängelmeldung erhält der gewählte Verantwortliche eine Mail mit einem Link, welcher auf die Rückmeldemaske verweist.

In der sich öffnenden Freigabemaske geben setzen Sie nun die Parameter zur Freigabe:

1 Informationen zur Mängelmeldungen: hier finden Sie Informationen zur Mängelmeldung

2 Freigabe der Massnahme?: wählen Sie hier ja für eine Freigabe oder Nein, wenn Sie die Freigabe ablehnen

3 Begründung der Ablehnung: dieses Feld wird zum Pflichtfeld, wenn Sie die Freigabe im vorangegangenen Feld mit Nein abgelehnt haben

4 Speichern Sie die Freigabe

-->Haben Sie das Feld Freigabe der Massnahme? mit Ja gefüllt, wird die Mängelmeldung nach dem Speichern in die Umsetzung freigegeben

--> Haben Sie das Feld Freigabe der Massnahme? mit Nein gefüllt und eine Begründung hinterlegt, wird nach dem Speicher die Mängelmedlung als abgelehnt vermerkt und ist als solche in der Übersicht einsehbar. Die Meldung wird NICHT zur Umsetzung freigegeben

Mängelmeldungen rückmelden

Die Mängelmeldung kann entweder durch anklicken des Linkes im Mail oder via Mängelmeldung/Mängelmeldung und Anwahl der betreffenden Mängelmeldung durchgeführt werden.

Durch Klick auf das Icon Umsetzung zurückmelden öffnen Sie die Rückmeldeansicht der Mängelmeldung

1 oberer Bereich: hier werden die Erfassungsdaten der Mängelmeldung dargestellt

2 Umsetzung ablehnen: für eine reguläre durchführung belassen Sie die Eingabe auf Nein/für eine Ablehnung setzen Sie die Auswahl auf Ja

3 Begründung der Ablehung: wurde vorangegangenes Feld mit Ja hinterlegt, muss hier zwingend eine Begründung hinterlegt werden

4 Datum der Mängelbehebung: geben Sie an, wann die Mängelbehebung durchgeführt wurde

5 Bemerkung zur Mängelbehebung: hinterlegen Sie detailierte Informationen zur Mängelbehebung

6 Foto des IST-Zustandes: hinterlegen Sie hier ein Foto. Führen Sie die Rückmeldung von einem mobilen Endgerät aus durch, können Sie direkt auf Ihre Systemkamera zugreifen

7 Speichern Sie die Maske

Nach dem Speichern ist die Mängelmeldung als erledigt gekennzeichnet.

Wurde die Umsetzung der Mängelmeldung abgelehnt und betreffend gespeichert, wird die Meldung zurück an den Administrator zur Beurteilung der Ablehnung zugeteilt.

Beurteilung abgelehnter Mängelmeldungen (Admin)

Klicken Sie in der betreffenden Detailansicht auf das Icon Beurteilung

In der sich öffnenden Beurteilunsmaske können Sie nun die Beurteilung vornehmen:

1 Informationen zur Mängelmeldung: sehen Sie hier die Ursprungdaten der Mängelmeldung ein

2 Ablehnung der Mängelbeseitigung akzeptieren?: setzen Sie hier ein Ja, wenn Sie die Ablehnung der Umsetzung akzeptieren wollen und die Umsetzung NICHT erneut beauftragen wollen/Setzen Sie ein Nein, wenn Sie die vorgängige Ablehnung durch dem Umsetzungsverantwortlichen NICHT akzeptieren wollen und die Umsetzung erneut zwingend beauftragen wollen

3 Anmerkung: hinterlegen Sie hier Ihre Anmerkung zur Beurteilung. Diese wird weitergegeben in den nächsten Status

4 Speichern Sie die Meldung

-->Wurde die Ablehnung akzeptiert und gespeichert, ist die Meldung als abgelehnt, Ablehnung der Umsetzung wurde akzeptiert in der Übersicht erkenntlich aufgeführt

-->Wurde die Ablehnung NICHT akzeptiert und gespeichert, geht die Meldung erneut zum Umsetzungsverantwortlichen und muss ZWINGEND umgesetzt werden

Hinweise:                           

• Etwas funktioniert in der Softwareanwendung nicht? Beschreiben Sie den Fehler möglichst genau und senden diesen Beschrieb an info@stuco.ch oder erstellen Sie direkt ein Supportticket (Ihre Kontaktdaten nicht vergessen).