Ausbildungsmanagement – Ausbildung durchführen und zurückmelden
Durchführen der Ausbildung
Sie haben eine Präsenzausbildung in asa-control geplant, die Teilnehmer eingeladen und möchten nun die Präsenzausbildung durchführen.
Dazu benötigen sie selbstverständlich die Ausbildungsunterlagen und eine Teilnehmerliste. Diese werden Ihnen von asa-control direkt in der geplanten Ausbildung bereitgestellt.
Ebenso möchten sie am Schluss die durchgeführte Schulung pro Teilnehmer zurückmelden. Hier sehen Sie wie das funktioniert:
Geplante Ausbildung in der Ausbildungsdurchführung öffnen
- Klicken sie im Hauptmenu auf „Ausbildungsmanager“
- Klicken sie auf den Untermenupunkt „Ausbildungsdurchführung“
- Sortieren Sie die Tabellen-Spalte „Eingeteilt“ absteigend.
(So sind alle Ausbildungsthemen mit eingeplanten Ausbildungen zuoberst in der Tabelle) - Klicken sie auf das Thema, das sie jetzt schulen möchten.
- Es öffnet sich die Detailansicht. Klicken sie oben rechts auf das Symbol „Veranstaltungen verwalten“
Sie sehen nun alle Veranstaltungen, welche sie zu diesem Thema eingeplant und noch nicht durchgeführt haben:
- Klicken Sie hier die gewünschte Veranstaltung an. Es öffnet sich die Detailansicht genau dieser Veranstaltung:
- Angewählte Veranstaltung
- Symbol „Teilnahme zurückmelden“ -> Siehe Beschreibung weiter unten in diesem Dokument
- Symbol „Teilnehmer bearbeiten“ -> Solange die Veranstaltung nicht rückgemeldet wird, können sie jetzt noch Teilnehmer hinzufügen oder entfernen
- Symbol „Editieren“ -> Solange die Veranstaltung nicht rückgemeldet wird, können sie den Titel und das Durchführungsdatum jetzt noch ändern
- Symbol „Teilnahmeliste“ -> Solange die Veranstaltung nicht rückgemeldet wird, können sie hier eine Teilnahmeliste als PDF generieren und herunterladen
- Symbol „Dokumente aus Ausbildungsvorlagen“ -> hier laden sie die gültigen Ausbildungsdokumente herunter, welche sie für die Präsenzausbildung benötigen
Vorbereitung der Präsenzausbildung – Ausbildungsdokumente herunterladen
Laden Sie nun die Ausbildungsdokumente herunter. Klicken sie auf das Symbol „Dokumente aus Ausbildungsvorlagen“. Es öffnet sich die Tabelle der gespeicherten Dokumente zu dieser Ausbildung:
Klicken sie das gewünschte Dokument an. Es öffnet sich die Detailansicht.
Klicken sie nun rechts oben auf das Symbol anzeigen/herunterladen
. Das Dokument wird vomWebbrowser heruntergeladen und steht zu ihrer Verfügung. Schliessen Sie die „Dokumente der Ausbildungsvorlage“ durch einen Klick auf „schliessen“. -> Sie befinden sich wieder in der Detailansicht der Veranstaltung.
Vorbereitung der Präsenzausbildung – Teilnehmerliste herunterladen
Laden Sie nun die Teilnehmerliste herunter. Klicken sie auf das Symbol „Teilnehmerliste“ 
Die Teilnehmerliste wird automatisch generiert und heruntergeladen. Sie können diese Teilnehmerliste ausdrucken und von den Teilnehmern der Ausbildung unterzeichnen lassen.
Abschliessen der Ausbildung und Teilnahme zurückmelden
Öffnen sie die Detailansicht der aktuellen Veranstaltung wie oben beschrieben.
Klicken sie auf das Symbol „Teilnahme zurückmelden“ 
:
- Hier können Sie die Details der Veranstaltung ein- und ausblenden
- Sie können die Teilnehmerliste einscannen oder fotografieren und hier abspeichern.
- Wählen sie den Teilnahmestatus der eingeplanten Mitarbeiter.
- teilgenommen: Die Ausbildung für diesen Mitarbeiter wird als durchgeführt gebucht
- nicht teilgenommen: Die Ausbildung für diesen Mitarbeiter wird nicht gebucht. Der Ausbildungsbedarf bleibt bestehen. Wir empfehlen hier die Angabe eines Grundes der Nichtteilnahme.
- entfällt: Die Ausbildung für diesen Teilnehmer entfällt aus nicht definierten Gründen für diese Schulung. Der Ausbildungsbedarf bleibt bestehen - Wenn ein eingeplanter Mitarbeiter nicht teilgenommen hat, können sie hier den Abwesenheitsgrund speichern
- Klicken sie auf speichern.
Wichtig:
Der Status der Ausbildung geht nun vorerst „in Rückmeldung“. Die Ausbildung ist im System also noch nicht komplett geschlossen.
Das gibt Ihnen die Möglichkeit Änderungen an den Teilnehmern, oder hochladen der Teilnehmerliste auch noch etwas später vorzunehmen.
Veranstaltung abschliessen
Sobald die Veranstaltung durchgeführt ist, alle tatsächlichen Teilnehmer eingetragen sind und die ausgefüllte Teilnehmerliste hochgeladen ist, müssen sie die Veranstaltung abschliessen!
Öffnen sie die Detailansicht der aktuellen Veranstaltung wie oben beschrieben.
Klicken sie auf das Symbol „Teilnahme zurückmelden“ 
.
Sie erhalten folgende Meldung:
Klicken sie auf „ABSCHLIESSEN“ um die Veranstaltung endgültig abzuschliessen. Danach können sie die Veranstaltung nicht mehr verändern.
Dieser Schritt ist wichtig und darf nicht vergessen gehen. Der Ausbildungsmanager benötigt diese Angaben, um erneut automatisch den Ausbildungsbedarf zu berechnen.