Réaliser la formation


Vous avez planifié une formation en présentiel dans asa-control, vous avez invité les participants et vous souhaitez maintenant organiser la formation en présentiel.
Pour cela, vous avez bien entendu besoin des documents de formation et d'une liste de participants. Ceux-ci vous sont fournis par asa-control directement dans la formation planifiée.
De même, à la fin, vous souhaitez confirmer la formation réalisée par participant. Vous voyez ici comment cela fonctionne :

 

Ouvrir la formation planifiée dans l'exécution de la formation

  1. Cliquez dans le menu principal sur "Gestionnaire de formation".
  2. Cliquez sur le sous-menu "Exécution de la formation".
  3. Triez la colonne "Répartis" du tableau par ordre décroissant.
     (Ainsi, tous les thèmes de formation avec des formations planifiées se trouvent en haut du tableau)
  4. Cliquez sur le thème que vous souhaitez former maintenant.

 

  1.  La vue détaillée s'ouvre. Cliquez en haut à droite sur le symbole "Gérer les formations"   Vous voyez maintenant toutes les formations que vous avez planifiées pour ce thème et que vous n'avez pas encore organisées :

  1. Cliquez ici sur la manifestation souhaitée. La vue détaillée de cette manifestation s'ouvre alors :

 

 

 

  1. Manifestation sélectionnée
  2. Icône "Annoncer la participation" -> Voir la description plus bas dans ce document.
  3. Symbole "Editer les participants" -> Tant que la manifestation n'est pas confirmée, vous pouvez encore ajouter ou supprimer des participants.
  4. Icône "Editer" -> Tant que l'événement n'est pas confirmé, vous pouvez encore modifier le titre et la date d'exécution.
  5.    Icône "Liste des participants" -> Tant que la formation n'est pas confirmée, vous pouvez générer et télécharger ici une liste des participants au format PDF. Tous les participants sur UNE liste (recommandé).
  6.  Icône "créer des références individuelles" -> Tant que la formation n'est pas confirmée, vous pouvez générer et télécharger ici des listes des participants au format PDF. Une feuille par participant (non recommandé).
  7. Symbole „Documents de l'événement“ -> Ici, vous pouvez télécharger vos propres documents pour cette formation spécifique.
  8. Symbole "Documents des modèles de formation" -> vous téléchargez ici les documents de formation valables dont vous avez besoin pour la formation en présentiel. Ces documents vous sont fournis et mis à jour par les responsables de l'entreprise.

 

Préparation de la formation en présentiel - Télécharger les documents de formation

Téléchargez maintenant les documents de formation. Cliquez sur l'icône "Documents des modèles de formation". Le tableau des documents enregistrés pour cette formation s'ouvre :

Cliquez sur le document souhaité. La vue détaillée s'ouvre.

Cliquez maintenant en haut à droite sur l'icône afficher/télécharger.

Le document est téléchargé par le navigateur web et est à votre disposition. Fermez les "documents du modèle de formation" en cliquant sur "fermer". -> Vous vous trouvez à nouveau dans l'aperçu détaillé de la formation.

 

 

Préparation de la formation en présentiel - Télécharger la liste des participants

Téléchargez maintenant la liste des participants. Cliquez sur l'icône "Liste des participants".

La liste des participants est générée et téléchargée automatiquement. Vous pouvez imprimer cette liste de participants et la faire signer par les participants à la formation.


Clôture de la formation et confirmation de la participation

Ouvrez l'aperçu détaillé de la formation actuelle comme décrit ci-dessus.

Cliquez sur l'icône "Annoncer la participation" ::

  1. Vous pouvez ici afficher ou masquer les détails de la formation.
  2. Vous pouvez scanner ou photographier la liste des participants et la sauvegarder ici.
  3. Sélectionnez le statut de participation des collaborateurs planifiés.
    - a participé à la formation : La formation de ce collaborateur est enregistrée comme effectuée.
    - n'a pas participé : La formation pour ce collaborateur n'est pas inscrite. Le besoin de formation est maintenu. Nous recommandons ici d'indiquer un motif de non-participation.
    - supprimé : la formation pour ce participant est supprimée pour des raisons non définies pour cette formation. Le besoin de formation est maintenu.
  4. Si un collaborateur planifié n'a pas participé, vous pouvez enregistrer ici le motif d'absence.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

 

Important:

Le statut de la formation passe maintenant pour l'instant "en confirmation". La formation n'est donc pas encore complètement fermée dans le système.

Cela vous donne la possibilité d'apporter des modifications aux participants ou de télécharger la liste des participants un peu plus tard.

 

Clôturer la formation

 

Dès que la formation est organisée, que tous les participants effectifs sont inscrits et que la liste des participants remplie est téléchargée, vous devez clôturer la formation !

Ouvrez l'aperçu détaillé de l'événement actuel comme décrit ci-dessus.

Cliquez sur l'icône "Annoncer la participation".

Le message suivant s'affiche :


Cliquez sur "TERMINER" pour clôturer définitivement l'événement. Ensuite, vous ne pourrez plus modifier l'événement.


Cette étape est importante et ne doit pas être oubliée. Le gestionnaire de formation a besoin de ces informations pour calculer à nouveau automatiquement les besoins en formation.